Waarborg

Voor een goede werking en oplevering van softwareproducten kan met opdrachtgevers worden overeengekomen dat zij persoonlijke gegevens van medewerkers tijdelijk ter beschikking stellen.
WorkForce Expert Group BV heeft een protocol opgesteld met waarin maatregelen zijn opgenomen die waarborgen dat de genoemde informatie uitsluitend wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor zij ter beschikking zijn gesteld.

Aan dit protocol zijn onderworpen alle medewerkers van WorkForce Expert Group BV en die van de aan haar verbonden ondernemingen. Deze personen tezamen worden hierna WFEG genoemd.

WFEG heeft zich onderworpen aan de voorschriften en wettelijke verplichtingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens van 6 juli 2000 (WBP).

Soort gegevens

Het protocol is van toepassing op alle gegevens die door opdrachtgevers aan Max BV worden aangeleverd waarin feitelijke informatie is opgenomen van individuele personen werkzaam bij of verbonden aan de opdrachtgever.

De maatregelen

Ten behoeve van de genoemde waarborg zijn de volgende maatregelen genomen:

• alleen medewerkers die vanwege de door hen uit te voeren werkzaamheden daarover dienen te beschikken, hebben toestemming tot het verwerken van persoonsgegevens van opdrachtgevers,

• de gegevens zijn opgeslagen in elektronische bestanden op een wijze dat alleen de onder a. genoemde personen daar toegang toe hebben,

• voor elke opdrachtgever worden afzonderlijke bestanden aangelegd, zodanig dat gegevens niet in aanraking komen met die van andere opdrachtgevers,

• bewaring vindt plaats van uitsluitend die gegevens die nodig zijn voor een goede werking en oplevering van een van de softwareproducten van Max BV,

• wanneer de onder d. genoemde producten aan een opdrachtgever zijn opgeleverd en vastgesteld is dat de programmatuur naar behoren functioneert, worden de persoonsgegevens onmiddellijk vernietigd, dan wel geretourneerd naar de opdrachtgever,

• de persoonlijke gegevens die door Max BV worden bewaard hebben uitsluitend betrekking op informatie omtrent met functies, vergoedingen, bereikbaarheid en beschikbaarheid.

Meldingsplicht WBP

Omdat de gegevens uitsluitend worden gebruikt ten behoeve van het vullen van een database welke intern zal worden gebruikt bij de opdrachtgever valt de gegevensverwerking onder het Vrijstellingenbesluit van de WBR en derhalve dient geen aanmelding plaats te vinden College bescherming persoonsgegevens (Registratiekamer).
Het staat elke belanghebbende echter vrij om de naleving van dit protocol bij WFEG te controleren.

Aanvullende afspraken

Indien een opdrachtgever meent dat de hiervoor genomen maatregelen geen voldoende zekerheid bieden omtrent de bescherming van aan te leveren informatie, kunnen in overleg aanvullende maatregelen worden genomen.

Amersfoort,
Juni 2005